6 pasos para re-diseñar tu espacio de trabajo y romper con el pasado

Por Sandra Brenes

Foto: Workingshare, espacio diseñado por We Do?

¿Estás listo para rediseñar tu entorno de trabajo? El entorno físico es invariablemente una metáfora del estilo de gestión de cada organización. Por eso en un proceso de cambio cultural, el espacio se convierte en una herramienta muy poderosa, dada su capacidad para modelar nuestro comportamiento.

 

Si crees que es el momento de llevar a tu organización un paso más allá y construir un nuevo modelo basado en la comunicación, el trabajo en equipo, la flexibilidad, la apertura y la horizontalidad, aquí tienes los que consideramos son nuestros seis puntos claves para abordar con éxito  la gestión del cambio en nuevos espacios de trabajo.

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1. Apuesta por un enfoque radical

Ernest Hall, uno de los empresarios más visionarios del siglo XX, dijo una vez que cuanto más audaz sea la ambición, más factible se vuelve. Jack Balck, el gurú escocés de la gestión del cambio, suele repetir en sus conferencias:

“Nadie alcanza la inspiración pensando en pequeño.

Así que vaya por las cosas grandes”.

Desde Liquid Change creemos que cualquier organización que necesita hacer cambios significativos debe optar por un enfoque radical.

Las organizaciones que postergan los cambios hasta no tener  el consentimiento de sus miembros más reaccionarios a menudo se arrepienten, dándose cuenta de que si hubiesen seguido adelante habrían desarrollado un programa más ambicioso en beneficio de todos. Una revolución total no es más difícil de lograr que una parcial, ya que ambas necesitan igualmente una gestión de la comunicación y de las relaciones con las personas de forma muy meticulosa.

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2. No sin tu CEO

El CEO debe ser el responsable de crear el clima para el cambio y de dar a conocer los éxitos logrados, dejando los aspectos prácticos de la implementación a su equipo. Si se compromete realmente con el cambio, él mismo será un activo clave, minando cualquier oposición simplemente con su ejemplo. Sin embargo, si el mismo CEO duda acerca de la importancia de reformular el entorno de trabajo, sucumbiendo fácilmente a las protestas, es muy probable que el cambio no será viable.

Si quieres realmente hacer un cambio, trata de involucrar a tu CEO para que sea el primero en abandonar el modelo tradicional de gestión, poniendo en práctica un estilo más horizontal. A otros les resultará mucho más sencillo olvidar sus reticencias a la nueva cultura si quien abandera el cambio es el máximo responsable de la organización.

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3. Prototipa, y hazlo de dentro hacia afuera y viceversa.

La historia corporativa reciente está plagada de programas de cambio muy ambiciosos que han fracasado debido a una mala gestión de las expectativas generadas. Para hacer que éstas jueguen a tu favor, no hay nada mejor que crear la necesidad.

Empieza por probar el nuevo modelo con un departamento o área que no esté en el centro de la actividad de la organización, y entre los cuales se encuentren el grupo de personas proactivas con las que puedas contar e incluso sean influenciadores. Cuenta con ellos, incorpora sus inquietudes e iniciativas al proyecto, de esta forma se sentirán parte activa del cambio y se convertirán en los primeros embajadores del nuevo modelo creado.

Rápidamente, el resto de la organización estará deseando poder disfrutar también de algo que parece tan beneficioso para su día a día. Recuerda que un pequeño éxito puede ser fácilmente divulgado, mientras que un fracaso sonado nunca se olvidará.

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4. Multidisciplinariedad: mezcla y vencerás

Apuesta firmemente por la multidisciplinariedad. Crea un equipo de trabajo que aúne a personas de tu organización junto con consultores o diseñadores externos expertos en entornos de trabajo, ellos te proporcionarán conocimiento especializado y experiencia.

Asegúrate  de crear un equipo que se centre en el desarrollo de soluciones a medida, y no en paquetes de cambio o diseños estandarizados. Incorpora al equipo tanto a gerentes senior, como a personas más junior de distintos departamentos. Ambos deben tener un papel importante en la identificación de las necesidades y en la definición del nuevo estilo de trabajo. Utiliza herramientas de design thinking y co-diseño para “salir de la caja”, y ver oportunidades dónde antes sólo había problemas.

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5. Escucha con asertividad

No temas preguntar abiertamente y escucha con atención. La clave del cambio está  en comunicar y  alcanzar un equilibrio sutil entre mantener claros los objetivos generales y crear un auténtico sentido de participación.

Es necesario que todos los empleados colaboren activamente en dar forma al nuevo modelo, e igualmente de importante es mostrar un liderazgo firme en cuestiones críticas. El proceso de cambio puede ser en sí mismo un banco de pruebas para el nuevo estilo de gestión, y aunque es muy probable que haya un núcleo de personas que muestren abiertamente su oposición a los cambios e intenten socavarlos, recuerda que incluso los más reacios cambiarán de opinión si ven evidencias claras de mejora en su vida laboral.

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6. Apóyate en especialistas

En muchas ocasiones, los procesos burocráticos, que son poco ágiles y opacos, impregnan por completo el modus operandi de la organización y la forma en que las personas se relacionan. Comenzar por el rediseño del entorno de trabajo es mucho más sencillo que reformar el comportamiento del ser humano. ¡Utiliza el espacio como catalizador para producir los cambios deseados!.

Debes tener en cuenta que a muchas personas no les resultará sencillo modificar sus hábitos y conductas, por eso para que el cambio sea real y duradero, incorpora desde el inicio del proyecto a expertos en Gestión del Cambio que sabrán como gestionar a través de la comunicación miedos y expectativas . A través de una comunicación efectiva y de actividades orientadas a dar a conocer las nuevas forma de trabajo, el nuevo estilo podrá ser visto como algo menos intrusivo y mucho más ventajoso que el actual.

Muchos de los puntos anteriores permiten abordar un cambio en la cultura organizacional aún sin un elevado presupuesto, contando con ingenio y con una gestión cuidadosa de la comunicación, independientemente del grado de flexibilidad del edificio. La estructura sobre  compartimentada de muchas oficinas, suele ser fácilmente reconfigurable para crear espacios más abiertos.

No se requieren muebles de diseño caros para construir un entorno de trabajo más amable y doméstico. Quizás un buen punto de partida sea simplemente dejar abierta la puerta de los despachos, crear equipos de trabajo multidisciplinares, eliminar la documentación obsoleta, liberar el espacio de armarios sin uso, utilizar la cafetería como lugar de reuniones…

Ninguno de estos cambios supone una gran inversión económica sino más bien de ¡actitud!

Si después de haber leído estas seis recomendaciones, aún dudas de los beneficios de abordar un cambio, te animamos a que hagas un pequeño ejercicio: evalúa la perdida actual de productividad de tu organización derivada de la ineficiencia de los procesos internos, la mala comunicación, la falta de motivación, el absentismo y la fuga de talentos. Teniendo en cuenta todo esto, plantéate si lo realmente arriesgado sería no hacer nada.

 ¿Te atreves?

Fuente: New Workspace New Culture. Office design as a catalyst for change. Gavin Turner and Jeremy Myerson. Gower Pub Co; Edición: New edition (1998).

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